Control

Consiste en la verificación para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones transmitidas y los principios establecidos. Su objetivo es localizar los puntos débiles y los errores para rectificarlos y evitar su repetición.

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades competentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

Para que los controles funcionen tienen que ser especialmente adaptados a:

1.      Los planes y puestos

2.      Los gerentes individuales, y

3.      Las necesidades para eficiencia y efectividad.

Así mismo deben estar diseñados par que se señalen también las excepciones en los puntos críticos, para que sean objetivos, flexibles, se adapten al clima organizacional, sean económicos y conduzca a una acción correctiva.

Las actividades importantes de control son:

ü  Comparar los resultados con los planes generales.

ü  Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

ü  Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

ü  Comunicar cuales son los medios de medición.

ü  Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

ü  Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

ü  Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

ü  Ajustar el control a la luz de los resultados de control.

Dirección

                                              

Etimológicamente la palabra dirección, proviene del latín “dirigere”, este se forma a su vez del prefijo “di”, intensivo, y “regere”: regir, gobernar. La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o con mas frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumpla en forma adecuada todas las ordenes emitidas.

Para llevar todo esto a cabo se tiene que tomar muy en cuenta la comunicación que es parte fundamental de la dirección y que va implícita en todo el proceso administrativo.

Chiavenato menciona: la dirección conduce a la organización a funcionar. Su objetivo es alcanzar el máximo rendimiento de todos los empleados en el interés de los aspectos globales.

Según Koontz dirigir es influir en las personas para que contribuyan a la organización y a las metas de grupo.

Es el proceso de influir en las personas para que aporten a las metas de la organización en el grupo, las personas asumen roles diferentes y no hay una persona promedio. Mientras trabaja por el logro de las metas, el gerente debe tomar en cuenta la dignidad de todos los integrantes de su equipo.

Como entendemos, la dirección es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados. Por tanto sus etapas son:

·         Autoridad y mando

·         Comunicación

·         Delegación

·         Supervisión

Organización

Se refiere “al cómo va a hacerse”. Establece la estructura y el proceso con que se va a llevar a acabo una institución planeada, de llenar después los cuadros teóricos de las demás personas y cosas reales y concretas de que se puede disponer.

En el libro Administración, una Teoría Global, Koontz puntualiza que “La organización supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa”. Chiavenato expone “la organización proporciona todas las cosas útiles al funcionamiento de las empresas y puede ser dividida en organización material y organización social”.

Comprendemos la organización como la identificación y clasificación de las actividades requeridas, el agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, la tarea de asignar a cada grupo, un gerente con autoridad necesaria para supervisarlos y las medidas para la coordinación en forma horizontal (en el mismo nivel organización o similar) y en una forma vertical (por divisiones).

El término organización es usado en una forma muy imprecisa. Empero esta es la estructura intencional de roles, es una red de relaciones personales y sociales. Así mismo dentro de la organización se utiliza frecuentemente el término amplitud de la gerencia, el cual se refiere al número de personas que puede supervisar con efectividad un gerente. Una amplitud grande da por resultado pocos niveles de organización y la amplitud estrecha produce muchos niveles.

Los pasos para organizar incluyen: formular objetivos y sub objetivos, políticas y planes para lograr los fines, identificar y clasificar actividades, agruparlas, delegar autoridad, coordinar las relaciones de información.

Planeación

                                 
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una  administración por demás fortuita e improvisada.

Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución  depende en gran parte de una adecuada planeación y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planificar con  anterioridad las acciones para llegar a la eficiencia. Antes de emitir una definición de la planeación se analizarán algunas emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:

Según Koontz y O´donel la planificación estriba en elegir misiones y objetivos, y las acciones para llevar a cabo aquellas y alcanzar estos, y requiere que se tomen decisiones.

Chiavenato dice que la planificación involucra la evaluación del futuro y el aprovisionamiento en función de él. Unidad, continuidad, flexibilidad y precisión son aspectos principales de un buen plan de acción.

La planeación salva la brecha existente entre donde se está y hacia donde se quiere llegar hace posible que las cosas ocurran, aunque  es muy raro que se pueda predecir con exactitud el futuro y los factores fuera de nuestro control puedan interferir con los planes mejor concebidos, a menos que se elaboren planes se estará dejando  los acontecimientos a la casualidad.

La planeación es un proceso intelectualmente exigente, se requiere determinar en forma consiente el curso de acción y basar las decisiones en el propósito, el conocimiento y estimación consideradas.

Un plan puede abarcar cualquier curso de acción a futuro, lo que demuestra a claridad que los planes son variados, Koontz los clasifica como:

a.       Propósitos o misiones

b.      Objetivos

c.       Estrategias

d.      Políticas

e.       Procedimientos

f.       Reglas

g.       Programas

h.      Presupuestos

De acuerdo al compromiso, los planes deben acabar en un periodo que sea lo suficientemente largo para cumplir los compromisos involucrados en las decisiones tomadas hoy. No se debe olvidar que los planes a corto plazo deben estar coordinados con lolos de largo plazo.

Etapas de la administración

Es tarea de los administradores transformar los insumos en productos de manera eficaz y eficiente.

El enfoque más vasto y útil para la exposición de las labores de los administradores es el basado en las funciones administrativas de:

1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
4. Control

En los siguientes enlaces podrás encontrar la historia de la administración y temas relacionados:

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/administracionconceptos/